O Gmail conta com diversas ferramentas, bastante semelhantes a um ambiente de desenvolvimento completo, que as pessoas precisam conhecer para compreender como usá-las. 

Talvez seja um dos produtos de correio do Google mais poderosos no mundo, ainda mais quando temos mais conhecimento sobre dicas importantes. Conhecer as maneiras de usar o Gmail pode aumentar ainda mais essa produtividade. Combinando essas dicas com as mais diversas técnicas de fluxo de trabalho do Gmail, podem ajudá-lo a melhorar sua produtividade.

Quais são as dicas e truques do Gmail para a produtividade?

Existem muitos filtros e ferramentas do Gmail que você talvez não tenha conhecimento, como o que é spam. E compreendê-los pode tornar o uso do e-mail eficiente e produtivo. Para isso, todos os truques disponíveis podem ajudá-lo a melhorar o uso dessa ferramenta, mas ainda sim, você pode ter deixado um deles passar. 

Para tornar o seu negócio ainda mais agradável e produtivo, os truques são divididos em categorias, para que você aproveite os que mais te interessam.

Como suspender os e-mails?

Com esse recurso, é possível suspender e-mails importantes, mas não urgentes, para que, quando estiver com mais tempo para respondê-los, o Gmail envie um lembrete rápido. Para usá-lo, clique com o botão direito do mouse na mensagem que deseja adiar. Escolha a data e a hora para que um lembrete seja enviado para você. 

Como configurar uma Caixa prioritária no e-mail?

Com esta configuração, é possível manter as mensagens importantes no topo de sua caixa de entrada. Após habilitar essa configuração, por padrão, você vai encontrar o seu e-mail dividido em três categorias: importante, não lido, com estrela e tudo mais.

Para o habilitar, siga o passo-a-passo: 

  • Clique nas “Configurações”. 
  • Em “Caixa de Entrada”, você vai encontrar uma opção com o 
  • Siga até a opção “Tipo de Caixa de Entrada”. 
  • Selecione qual é a sua “Caixa Prioritária”, onde a seleção dos e-mails pode ser feita nas três categorias citadas. 

Posso automatizar o envio de e-mails?

Este é considerado um dos truques mais incríveis de produtividade encontrados no Gmail. Com ele é possível encaminhar e-mails automatizados. Tudo que você precisa fazer é criar um modelo de e-mail e agendar o seu envio. Você pode agendar o envio de até 100 e-mails. Onde também poderá editá-los, modificá-los ou excluí-los antes de serem enviados. 

Para usá-la, abra o seu Gmail e clique em escrever um e-mail. Após redigir seu rascunho, clique na seta suspensa sobre o botão “enviar”. Clique em “Agendar Envio”. É possível escolher um intervalo de tempo. Você pode selecionar uma das opções fornecidas ou personalizá-la em “Escolha uma data e hora”. 

Após agendar o envio de um e-mail, você vai visualizar a opção de “agendado” no painel esquerdo. O número indica a quantidade de e-mails agendados. Se deseja modificar, editar ou cancelar o envio dos e-mails programados, abra o Gmail e clique em “Programado” no painel esquerdo. Abra o e-mail e clique em cancelar o envio. 

Em seguida, modifique o rascunho e agende-o novamente em sua guia de Rascunhos. Para excluir um e-mail programado, basta clicar na opção Excluir. 

Como configurar respostas automáticas?

Este recurso permite que os usuários criem e salvem diversos modelos de e-mail como ”Respostas predeterminadas” em sua caixa de entrada. Dessa forma, é possível salvar e escolher um dos modelos, sem a necessidade de escrevê-lo. 

Para utilizá-lo, faça o seguinte: 

  • Vá em “Configurações”.
  • Em seguida “Configurações Avançadas”. 
  • Encontra a opção “Respostas predefinidas”. 
  • Clique em habilitar. 

Sempre que for escrever uma nova mensagem, clique nos três pontos verticais ao lado do botão “Exluir”, selecione “Respostas predeterminadas” e adicione a resposta desejada.

Como acessar o e-mail sem internet?

Mesmo sem conexão com a internet, você ainda pode continuar escrevendo e-mails. Às vezes você pode estar preso em um local sem acesso a internet, como um estacionamento, elevador ou saguão. 

Ainda sim, existe a possibilidade de ler e escrever novos e-mails. Isso porque, todos os e-mails que foram redigidos são, eventualmente, enviados quando conectados à internet. 

Posso ativar o modo confidencial no e-mail?

Existe a possibilidade de escrever e-mails que são excluídos automaticamente na data posterior do envio. Pense nisso como e-mails provados que você pode enviar. Se você não quer que seus e-mails sejam salvos, copiados, baixados ou encaminhados pelo destinatário, você pode adicionar a opção de exclusão automática.

Eles então não poderão ser baixados, copiados ou encaminhados. Para usar, após escrever o seu e-mail, clique no ícone com formato de relógio no canto inferior direito. Você vai ver a opção de definir uma expiração para sua mensagem. 

Como adicionar uma assinatura personalizada no e-mail?

Para criar uma assinatura personalizada, clique em “Configurações”. Role para baixo até a opção “Assinatura” em “Configurações gerais” e você encontrará uma caixa de texto para inserir suas informações.

Recentemente, o Google lançou uma nova atualização, onde os usuários podem adicionar várias assinaturas em seu e-mail. Você pode usar assinaturas personalizadas em situações diferentes. 

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Avatar de Cristina Leroy Silva

Formada em letras pela UNICURITIBA, Cristina Leroy começou trabalhando na biblioteca da faculdade como uma das estagiárias sênior. Trabalhou como revisora numa grande editora em São Paulo, onde cuidava da parte de curadoria de obras que seriam traduzidas/escritas. A 4 Anos decidiu largar e se dedicar a escrever em seu blog e sites especializados